TASYA AULIA WIJAYANTI #Tasya Aulia Wijayanti #4420210028 #APSI5 #TeknikIndustriUniversitasPancasila #Dr. Ir. Agung Terminanto, MBA. IPM
APA ITU ERP?
ERP adalah suatu konsep untuk membuat perencanaan dan pengelolaan sumber daya perusahaan, yang masing-masing meliputi dana, mesin, sumber daya manusia (SDM), waktu, material dan kapasitas. Yang mana hal-hal tersebut tentunya bersangkutan dengan berbagai departemen di dalam perusahaan.
Melalui definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa ERP digunakan sebagai alat untuk menghubungkan atau mengintegrasi suatu proses produksi barang atau jasa dalam perusahaan, termasuk di dalamnya mengintegrasi data-data yang bersangkutan dalam proses operasional suatu bisnis.
Secara sederhana, ERP adalah konsep untuk menolong perusahaan dalam merencanakan dan mengelola sumber daya, yang berupa suatu aplikasi program terintegrasi dan multi modul. ERP sengaja dirancang untuk melayani dan mendukung beberapa fungsi perusahaan.
Tujuannya adalah untuk dapat memudahkan pekerjaan dan menjadikannya lebih efisien dan efektif, baik bagi pihak internal maupun pihak eksternal perusahaan. Akibatnya adalah dapat memberikan nilai tambah bagi semua pihak yang terkait dengan perusahaan.
Sistem ini juga didukung dengan teknologi informasi yang dapat menghasilakan informasi untuk menunjang perusahaan agar menjadi lebih kompetitif. ERP adalah alat bantu manajemen yang mengintegrasikan berbagai proses dari beberapa departemen menjadi satu kesatuan yang terpadu.
KELEMAHAN DAN KEKURANGAN SISTEM INFORMASI JIKA TIDAK MENGGUNAKAN ERP
Sulit Bersaing
Kerugian utama yang akan dialami perusahaan jika tidak memakai software ERP adalah sulit dalam persaingan bisnis. Hal ini sangat dimungkinkan karena di tengah kemajuan teknologi, semua proses menuntut kecepatan. Ketika perusahaan tidak mampu memenuhi ekspektasi tersebut, maka perusahaan akan tertinggal dengan pesaingnya.
Aktivitas Operasional Tidak Efisien
Software ERP dibuat untuk membantu aktivitas operasional perusahaan agar lebih sederhana. Hal tersebut bisa dicapai karena masing-masing bidang bisa menjalankan tugas tanpa gangguan seperti sulit mencari data dan sebagainya. Artinya, jika perusahaan tidak memakai software ERP maka aktivitas operasionalnya menjadi lebih rumit, lambat, dan tidak efisien.
Tidak Ada Jaminan Keamanan Data
Perusahaan yang menyimpan data-data baik secara fisik atau softcopy membuka peluang adanya kerusakan dan kehilangan data. Hal ini tentu berbahaya apalagi jika data tersebut merupakan informasi penting. Oleh karena itulah melalui software ERP perusahaan bisa menjadikannya sebagai tempat menyimpan data yang dijamin keamanannya. Hal tersebut lantaran sistem ERP memiliki kontrol pembatas penggunaan untuk mencegah pelanggaran data.
Biaya Operasional Lebih Tinggi
Kegiatan yang dilakukan secara fisik atau offline tentu membutuhkan biaya yang lebih tinggi. Selain membutuhkan peralatan, juga dibutuhkan tenaga manusia untuk mengurusnya. Bagi perusahaan yang ingin meminimalisasi pengeluaran seperti ini, maka penggunaan software ERP adalah jawabannya. Melalui software ini, banyak aktivitas operasional yang bisa dialihkan ke dalam satu perangkat saja. Semua sistem juga berjalan otomatis sehingga biaya hanya dibutuhkan di awal atau saat-saat tertentu saja.
Tidak Terciptanya Hubungan yang Kolaboratif
Bagi perusahaan yang tidak memakai software ERP, kolaborasi antar bidang atau divisi akan lebih rumit. Hal tersebut lantaran interaksi antar divisi terjadi secara sporadis alias tidak terpusat. Akan sangat berbeda ketika sudah menerapkan software ERP lantaran keberadaannya akan menjadi jembatan penghubung interaksi. Selain itu, akses yang terpusat juga akan memudahkan setiap divisi untuk memanfaatkannya.
Sulit Melakukan Evaluasi Bisnis
Setiap data dan informasi yang dimiliki perusahaan adalah sumber bagi pimpinan untuk melakukan analisa dan perhitungan agar bisa melakukan evaluasi dan prakiraan bisnis. Hal ini akan lebih sulit apabila data yang dimiliki tidak beraturan, sulit ditemukan, tidak lengkap, dan tidak sesuai dengan kondisi asli saat itu. Kondisi akan jauh berbeda jika menggunakan software ERP. Melalui software ini, data menjadi terpusat serta bisa diakses kapan saja dan dimana saja.
Strategi Bisnis Kurang Tepat
Berkaitan dengan poin-poin sebelumnya, apabila perusahaan mengalami banyak kendala karena tidak memakai software ERP, maka akan membuat pimpinan sulit menentukan strategi yang tepat bagi bisnis kedepannya. Apalagi software ERP sendiri memiliki kecanggihan berupa filter yang bisa membaca ketidakkonsistenan data. Melalui kemampuan ini, pimpinan perusahaan bisa menganalisa apa yang terjadi dan bagaimana strategi yang cocok untuk dijalankan.
Fitur modul Purchase, Sales, Finance Accounting
Saat pertama kali menginstal Odoo, modul-modulnya belum lengkap, sehingga diperlukan untuk mengupgrade modul-modul tersebut. Berikut penjelasan mengenai modul-modul utama yang digunakan dalam Odoo:
A. Purchase
Pada menu Purchase terdapat 4 sub-menu, yaitu Request for Quotation, Purchase Order dan Suppliers.
I. Request for Quotation
Request for Quotation, yaitu dokumen yang berisi permintaan penawaran harga kepada supplier. Langkah-langkah membuat Request for Quotation sebagai berikut:
Klik create
Setelah mengklik create akan muncul form yang harus diisi
Supplier adalah perusahaan yang secara berkelanjutan menjual barang kepada kita. Biasanya barang tersebut bukanlah untuk dijual lagi, tapi lebih kepada pendukung kegiatan usaha.
Order date (waktu pemesanan)
Deliver to (dikirim kepada siapa)
Product adalah produk yang akan dipesan
Description adalah deskripsi dari produk yang akan dipesan
Quantity adalah banyak jumlah produk yang ingin dipesan
Unit Price adalah harga satu produk yang akan dipesan
Taxes adalah pajak dari produk yang akan dipesan
Subtotal adalah jumlah harga yang akan dipesan dari hasil perhitungan quantity x unit price x taxes
Setelah form telah diisi, klik save untuk mengakhiri pengisian form.
II. Purchase Orders
Purchase Orders (PO) adalah dokumen yang berfungsi sebagai daftar pesanan atas pembelian yang akan dilakukan. Langkah-lahkah membuat Purchase Order sama seperti Request for Quotation.
III. Suppliers
Perusahaan yang secara berkelanjutan menjual barang kepada kita. Biasanya barang tersebut bukanlah untuk dijual lagi, tapi lebih kepada pendukung kegiatan usaha. Langkah-lahkah membuat Suppliers sebagai berikut:
Klik create
Seteah mengklik create akan muncul form yang harus diisi
Nama adalah nama perusahaan ataupun personal.
Company adalah nama perusahan, akan muncul jika menggunakan data pribadi
Alamat adalah tempat dimana anda tinggal ataupun bekerja. Jika menggunakan data perusahaan, alamat diisi tempat dimana perusahaan itu berada.
Website adalah halaman informasi yang disediakan melalui jalur internet sehingga bisa diakses di seluruh dunia selama terkoneksi dengan jaringan internet.
Job Position adalah dibagian mana ada ditempatkan pada perusahaan.
Setelah form telah diisi, klik "Save" untuk mengakhiri pengisian form.
B. Sales
Penjualan (sales) adalah aktivitas atau bisnis menjual produk atau jasa. Dalam proses penjualan, penjual atau penyedia barang dan jasa memberikan kepemilikan suatu komoditas kepada pembeli untuk suatu harga tertentu. Pada menu Purchase terdapat 4 Sub-menu, yaitu Sales Teams, Customers, Quotations dan Sales Orders.
Sales Teams
Langkah-lahkah membuat Sales Teams sebagai berikut:
Klik "Create"
Setelah mengklik "Create" akan muncul form yang anda harus mengisinya.
a. Sales Team adalah nama untuk tim yang anda buat.
b. Team Leader adalah siapa yang menjadi pemimpin di tim tersebut.
Setelah form telah diisi, klik "Save" untuk mengakhiri pengisian form.
II. Customers
Langkah-lahkah membuat Customers sebagai berikut:
Klik "Create"
Isi form yang muncul sesuai dengan yg diminta, jika perusahaan bukan personal bisa di klik “is a company?”
a. Name adalah nama dari pelanggan. Jika perusahaan, klik "is a company?" dan isi dengan nama perusahaan.
b. Address adalah alamat pelanggan tersebut atau alamat perusahaan.
c. Website adalah halaman informasi yang disediakan melalui jalur internet sehingga bisa diakses di seluruh dunia selama terkoneksi dengan jaringan internet.
Setelah form telah diisi, klik "Save" untuk mengakhiri pengisian form.
III. Quotations
Quotation adalah surat penawaran yang diberikan kepada pelanggan kita setelah adanya permintaan penawaran. Quotation biasanya berisi:
Kode dan deskripsi barang / jasa yang ditawarkan.
Jumlah barang / jasa tersebut.
Harga satuan.
Diskon atau potongan harga.
Total harga penawaran.
Tata cara pembayaran
Langkah-langkah membuat Quotation sebagai berikut:
Klik "Create"
Setelah mengklik "Create" akan muncul form yang anda harus mengisinya.
Customers adalah orang atau sekelompok orang yang merupakan pengguna akhir produk atau jasa yang dihasilkan dalam suatu sistem sosial. Dari kedua pengetian diaatas sudah bisa menerangkan apa arti dari masing-masing hal tersebut. Pelanggan bukanlah hanya terkait dengan satu yaitu membeli produk dan layanan kita saja.
Product adalah produk yang akan dipesan.
Description adalah deskripsi dari produk yang akan dipesan.
Quatity adalah banyak jumlah produk yang ingin dipesan.
Unit Price adalah harga satu produk yang akan dipesan.
Taxes adalah pajak dari produk yang akan dipesan.
Subtotal adalah jumlah harga yang akan dipesan dari hasil perhitungan quantity x unit price X taxes.
Setelah form telah diisi, klik "Save" untuk mengakhiri pengisian form.
IV. Sales Orders
Sales Order (Pesanan Penjualan) berfungsi untuk mencatat PO yang dikirimkan oleh customer/pelanggan (mencatat transaksi penerimaan pesanan dari customer/pelanggan).
C. Finance Accounting
Software ERP untuk keuangan dan akutansi, modul back office ini yang digunakan unutk semua jenis usaha untuk mengelola data keuangan, mengendalikan cash flow perusahaan dan menyusun laporan keuangan dan informasi keuangan lainnya agar dapat digunakan untuk mengambil keputusan. Modul ini digunakan untuk menyediakan fasilitas Accounting and Finance yang di dalamnya terdapat sub-sub modul yaitu:
Customers
Dalam sub modul customers dibagi lagi menjadi 5 sub-sub modul yaitu Customer Invoices, Customer Refunds, Sales Receipts, Customer Payments, Customers.
Suppliers
Dalam sub modul suplliers dibagi lagi menjadi 5 sub-sub modul yaitu Supplier Invoices, Supllier Refunds, Purchase Receipts, Supplier Payments, Write Checks dan Suppliers. Kelima supplier ini memiliki status yang berbeda-beda, 3 supplier berstatus paid dan 2 supplier berstatus draft.
Bank and Cash
Sub bab “Bank and Cash” memiliki 2 sub-sub bab yaitu bank statements dan cash registers.
Journal Entries
Pada sub bab ini terbagi menjadi 3 sub-sub bab seperti Journal Items, Journal Entries, Analytic Journal Items.
Charts
Dalam sub bab ini dibagi menjadi 3 sub-sub bab seperti chart of accounts, chart of analytic accounts dan chart od taxes.
Budgets
Budgets untuk tahun setelah dapat diprediksikan dua macam yaitu budget pessimistic dan budget optimistic.
Assets
Dalam sub bab ini terdapat dua sub-sub bab yaitu Assets dan Asset Hierarchy.
Periodic Processing
Dalam sub bab periodic processing terbagi menjadi 4 sub-sub bab yaitu Draft Entries, Reconciliation, Recurring Entries dan End of Period.
Reporting
Dalam sub bab reporting terbagi menjadi 2 sub-sub bab yaitu Legal Reports dan Generic Reporting.
Configuration
ODOO VS ZAHIR ACCOUNTING
Zahir Accounting adalah software akuntansi keuangan terbaik, penuh inovasi yang sangat berbeda dengan software akutansi lain. Zahir Accounting Software disebut“business management software.
Kelebihan:
Mudah digunakan oleh non akuntan karena sudah disediakan formulir khusus untuk menginput semua transaksi umum dalam perusahaan seperti transaksi keluar atau masuk kas, pembelian, penjualan, piutang dan sebagainya.
Desain user interface (tampilan) menarik dan mudah dipahami karena struktur menu dan icon berupa gambar yang sederhana dan digunakan dalam kehidupan sehari-hari.
Faktur dan laporan dapat didesain sesuai dengan keinginan dan kebutuhan perusahaan serta disertakan berbagai variabel data dan fungsi matematika yang dapat digunakan langsung.
Laporan dapat dikirim via email dan diexport ke berbagai format. Mengirim laporan menggunakan email sangan mudah, cukup membuka laporan yang diinginkan kemudian klik tombol Send Email. Zahir Accounting juga dapat mengexport data dengan tampilan yang sama persis dengan tampilan pada Zahir Accounting.
Menggunakan database client server sehingga menjadi lebih handal untuk menangani data besar, volume transaksi yang sangat tinggi dan tingkat keamanan data sangat tinggi.
Fasilitas dan kapasitas dapat dipilih sesuai kebutuhan sehingga kita cukup membeli paket yang paling murah kemudian memesan fasilitas tambahan sesuai dengan kebutuhan.
Berbagai grafik dan analisa bisnis interaktif yang tersedia dalam satu layar dan setiap grafik dapat diklik untuk dianalisis.
Laporan dapat diklik untuk melihat detail transaksi (audit atau drill down) pada neraca atau laporan laba-rugi akan menampilkan buku besar per rekening. Jika mengklik nomor transaksi maka transaksi asli akan terbuka kembali. Jika mengklik kanan mouse pada laporan keuangan akan menampilkan jurnal double entry.
Seluruh transaksi dapat diedit dan dihapus.
Memudahkan dalam pengambil keputusan bisnis karena dilengkapi berbagai analisa laporan keuangan perusahaan seperti analisis rasio, break even point analysis, berbagai grafik serta laporan interaktif yang menarik dan terintegrasi.
Memiliki berbagai opsi fasilitas advance seperti:
Multi currency, multi price, multi discount.
Serial number.
Lot number dan expire date.
Giro mundur.
Sinkronisasi data antar cabang melalui internet dial-up. Hal ini belum dimiliki oleh software lain. Hal ini mempermudah dalam hal pengendalian perusahaan karena bersifat real time.
Predictive input (menginput transaksi berulang kali secara otomatis).
Kelemahan:
Zahir Accounting tidak dapat secara otomatis menghitung biaya perjam, perburuh dan biaya lain dalam akuntansi biaya.
Pada Zahir edisi Flexy Money tidak tersedia fasilitas harga tetap, proyek dan departemen.
Zahir Accounting edisi pendidikan belum mendukung pengeditan (unposting) transaksi penjualan dan pembelian.
Tidak memberikan rekomendasi tentang kebutuhan perangkat yang dibutuhkan serta kompatibel dengan Zahir Pos.
Zahir Pos kurang cepat dan responsif khususnya pada saat menginput transaksi, membuka faktur, menginput produk dan mencetak faktur.
Komentar
Posting Komentar